Clasificación numérica

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¿Qué se coge como base para clasificar  documentos?

"Clasificación numérica"

¿De qué forma se hace?

En la clasificación numérica los documentos toman como base de clasificación el sistema numérico.

¿Para qué documentos se usa la clasificación cronológica?

Se emplea para las facturas, recibos, letras de cambio, etc.

¿En qué consiste la clasificación cronológica?

Se emplea para las facturas, recibos, letras de cambio, etc.

En la clasificación cronológica, se toma como base la fecha de los documentos. Primero se ordena por el año, después por el mes y finalmente por el día.

¿Para qué documentos se usa la clasificación consecutiva?

Se emplea bastante en la clasificación de expedientes (académico, clínico, etc.) .

¿En qué consiste la clasificación consecutiva?

Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada y este número será el que se use ara clasificarlos sin considerar ningún otro elemento.

Ventajas de ambos (comunes y no comunes) 

Sencilla y rapidez 
Puede ampliarse añadiendo nuevos números
Dos documentos no pueden tener el mismo número, por ello es fácil detectar los errores.

Si se retira u documento no hay que dejar una señal para saber que falta, ya que los números son correlativos. CONSECUTIVO

Desventajas de ambos

Si no se sabe el número del documento no se puede localizar. CONSECUTIVO
Obliga a tener índices o fichas adicionales para relacionar el número con los documentos.

No se pueden intercalar nuevos documentos CONSECUTIVOS

Importancia sobre el archivo.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL ARCHIVO?

Porque permite tener constancia de la documentación con la que trabajamos  y es necesario conservar dicha documentación.

SU FINALIDAD
Mantener ordenados todos los documentos. Conservarlos adecuadamente y poderlos localizar con rapidez y precisión.


ALGUNOS DE SUS REQUISITOS
Su utilización debe ser sencilla. Debe actualizarse constantemente y debe tardarse el menor tiempo posible en encontrar la documentación que se busca.

Archivo físico

Archivo físico

Tiene carriles en el suelo: ARMARIO MÓVIL : Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

Tiene solapa y goma: DE PROYECTO: Disponen de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan.

Gira circularmente: ARMARIO GIRATORIO: Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder girar sobre sí mismo.

Mueble para guardar de forma ordenada archivos:  ESTANTERÍAS: De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivo.

Caja desmontable de cartón para guardar documentos: ARCHIVADOR: Mueble o caja que sirve para guardar documentos de modo ordenado y por separado.

Mueble de metal para colocar carpetas o cajas: ESTANTERÍAS: De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivo.

Es como acordeón: DE FUELLE: En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al abrir la carpeta se despliega como si fuese un acordeón

Tiene carriles para colocar carpetas: ARMARIO MÓVIL: Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

Archivos

¿QUÉ ES EL ARCHIVO?

Tiene dos significados: 

Un conjunto ordenados de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.

Y el otro es un lugar donde se guardan los documentos.

¿Para qué es importante?

Justifican operaciones y la ley exige un tiempo mínimo de conservación

¿Según qué dos formas se puede archivar?


Según la frecuencia de utilización y según el lugar de emplazamiento.

¿Qué cinco hojas de archivo podemos considerar?

*Archivos activos

*Semiactivos

*Inactivos

*Centralizado y Descetralizado


¿Qué es importante del tipo de archivo?


Mantener ordenados todos los documentos, conservarlos
adecuadamente y localizarlos con rapidez y precisión.

Archivo informático

Archivos informáticos

¿Qué se ha conseguido con los sistemas de almacenamiento informáticos? Gracias a la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos, es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio.

consiguiendo con ello:
    • Aumentar la capacidad de almacenamiento.
    • Ahorrar en gasto de papel.
    • Contribuir a la mejora del medio ambiente.
    • Acceder rápidamente a la información deseada, sin tener en que desplazarse del lugar de trabajo.

¿Qué se utiliza para gestionar diferente información informática?

Existe en el mercado infinidad de software para generar el archivar documentación (Contabilidad, facturación, nóminas, etc), pero todos se generan a través de las bases de datos.

¿Como informatizamos documentos de papel?

Escaneando los documentos originales e introduciéndolos en las bases de datos.

¿Qué  es lo importante hacer a menudo con los documentos informáticos?

Es importante que de estos pasos archivos se realicen, periódicamente copias de seguridad para evitar la pérdida de datos, en caso de que el ordenador deje de funcionar por cualquier motivo no previsto. 

¿Cómo se hace los anterior?

Estas copias pueden generar guardarse en cualquier dispositivo, como por ejemplo pen drive, disco duro externo, DVD, etc

¿Qué hacen las compañías e instituciones con la factura o la trámites de adiminstrativo?

Gestionan la documentación a través de Internet

¿Qué se re usa para tener acceso a la anterior desde Internet?

Este sistema se puede enviar la declaración de la renta de las personas físicas a través de Internet, o las empresas liquidar los impuestos de su actividad.
Autentifican los documentos y las operaciones que se realizan a través de la red.

Eliminación de residuos

NORMATIVA DE ELIMINACIÓN DE RESIDUOS

¿Qué se considera residuo?

Éstos se pueden definir como cualquier sustancia u objeto, que después de haber sido producido, manipulado o usado, no tiene valor para quien lo posee y por ello se desecha.

Tipos de residuos

Urbanos/No peligrosos

Los generados en domicilios particulares, comercios, oficinas y servicios, así como todos aquellos que no tengan la calificación de peligroso.

Ejemplos: Papel, plástico, basura orgánica, vidrio, escombro de reparaciones...

VIDRIO

BOTELLAS DE AGUA

PAPEL DE OFICINA

Peligroso:

Todo desecho, ya sea de origen biológico o no, así como los envases que hayan contenido y que constituyen un peligro potencial, por lo cual debe ser tratado de forma especial.

Ejemplos: Material médico infeccioso, residuo radiactivo, ácidos, sustancias químicas corrosivas...

SUSTANCIAS QUÍMICAS

Especiales 

Presenta características especiales y legislación específica.

Ejemplos:Vehículos fuera de uso, neumáticos fuera de uso, lodos de depuradoras de aguas residuales urbanas, residuos de construcción y demolición...

RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN

VEHÍCULOS FUERA DE USO

Buenas prácticas en gestión de residuos

No sólo es bueno gestionar los residuos peligrosos, si no que también es necesario identificar y controlar aquellos que no lo son, pero que por sus características pueden ser reciclados e incluso reutilizados por otras empresas como materia prima.

Algunas de las medidas que se siguen para realizar una buena gestión de los residuos son:

    • Identificar cada uno de los residuos que producimos.

      

    • Comprar la materia prima estrictamente necesaria.

    • Utilizar envases y embalajes reciclables o reutilizables.

      

    • Contactar con empresas que puedan utilizar nuestros residuos como materia prima.

      

    • Separar los residuos  en contenedores diferenciados.

      

    • Utilizar materiales biodegradables.

      

    • Hacer uso de la vista previa, para corregir errores, antes de imprimir los documentos.

      

    • Utilizar el correo electrónico  en las comunicaciones, tanto internas como externas, para reducir el uso de papel.

      

    • Utilizar el papel por las dos caras.