Importancia sobre el archivo.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL ARCHIVO?

Porque permite tener constancia de la documentación con la que trabajamos  y es necesario conservar dicha documentación.

SU FINALIDAD
Mantener ordenados todos los documentos. Conservarlos adecuadamente y poderlos localizar con rapidez y precisión.


ALGUNOS DE SUS REQUISITOS
Su utilización debe ser sencilla. Debe actualizarse constantemente y debe tardarse el menor tiempo posible en encontrar la documentación que se busca.

Archivo físico

Archivo físico

Tiene carriles en el suelo: ARMARIO MÓVIL : Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

Tiene solapa y goma: DE PROYECTO: Disponen de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan.

Gira circularmente: ARMARIO GIRATORIO: Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder girar sobre sí mismo.

Mueble para guardar de forma ordenada archivos:  ESTANTERÍAS: De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivo.

Caja desmontable de cartón para guardar documentos: ARCHIVADOR: Mueble o caja que sirve para guardar documentos de modo ordenado y por separado.

Mueble de metal para colocar carpetas o cajas: ESTANTERÍAS: De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivo.

Es como acordeón: DE FUELLE: En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al abrir la carpeta se despliega como si fuese un acordeón

Tiene carriles para colocar carpetas: ARMARIO MÓVIL: Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

Archivos

¿QUÉ ES EL ARCHIVO?

Tiene dos significados: 

Un conjunto ordenados de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.

Y el otro es un lugar donde se guardan los documentos.

¿Para qué es importante?

Justifican operaciones y la ley exige un tiempo mínimo de conservación

¿Según qué dos formas se puede archivar?


Según la frecuencia de utilización y según el lugar de emplazamiento.

¿Qué cinco hojas de archivo podemos considerar?

*Archivos activos

*Semiactivos

*Inactivos

*Centralizado y Descetralizado


¿Qué es importante del tipo de archivo?


Mantener ordenados todos los documentos, conservarlos
adecuadamente y localizarlos con rapidez y precisión.

Archivo informático

Archivos informáticos

¿Qué se ha conseguido con los sistemas de almacenamiento informáticos? Gracias a la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos, es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio.

consiguiendo con ello:
    • Aumentar la capacidad de almacenamiento.
    • Ahorrar en gasto de papel.
    • Contribuir a la mejora del medio ambiente.
    • Acceder rápidamente a la información deseada, sin tener en que desplazarse del lugar de trabajo.

¿Qué se utiliza para gestionar diferente información informática?

Existe en el mercado infinidad de software para generar el archivar documentación (Contabilidad, facturación, nóminas, etc), pero todos se generan a través de las bases de datos.

¿Como informatizamos documentos de papel?

Escaneando los documentos originales e introduciéndolos en las bases de datos.

¿Qué  es lo importante hacer a menudo con los documentos informáticos?

Es importante que de estos pasos archivos se realicen, periódicamente copias de seguridad para evitar la pérdida de datos, en caso de que el ordenador deje de funcionar por cualquier motivo no previsto. 

¿Cómo se hace los anterior?

Estas copias pueden generar guardarse en cualquier dispositivo, como por ejemplo pen drive, disco duro externo, DVD, etc

¿Qué hacen las compañías e instituciones con la factura o la trámites de adiminstrativo?

Gestionan la documentación a través de Internet

¿Qué se re usa para tener acceso a la anterior desde Internet?

Este sistema se puede enviar la declaración de la renta de las personas físicas a través de Internet, o las empresas liquidar los impuestos de su actividad.
Autentifican los documentos y las operaciones que se realizan a través de la red.